Comenzamos por la PLANIFICACIÓN en esta colección de artículos enfocados a la PRODUCTIVIDAD (para profesores y directores de colegios e institutos aunque muy bien pueden servir para cualquier profesional que lo necesite) porque es una actividad que puede eliminar uno de los principales agentes de estrés: la ANSIEDAD.
La ansiedad es un estado emocional que suele generarse por la proyección de pensamientos y tareas a un momento futuro que se presume conflictivo y con consecuencias generalmente más graves que las que luego suelen producirse. La posibilidad de imprevistos también aumenta la ansiedad.
La PLANIFICACIÓN es una herramienta que combate la ansiedad ya que te centra en el momento presente y si está correctamente hecha permite huecos para imprevistos. Otro elemento es el de acostumbrar en la medida de lo posible a que nuestros colaboradores y otras personas que interactúan con nosotros (padres, alumnos, etc.) se puedan acomodar a nuestra dinámica que, por otro lado, debe diseñarse para una respuesta rápida. La respuesta rápida es muy agradecida por las personas aunque no tenga que conllevar la solución inmediata al problema planteado en ese momento. De hecho casi nunca hay necesidad de una respuesta inmediata. Pongamos un ejemplo. Supongamos que llama un padre o madre y que estamos haciendo otro trabajo. Salvo que la urgencia sea manifiesta lo mejor es que desde recepción se tome nota del móvil al que se puede llamar o del e-mail y del asunto. Esto último es esencial ya que sin conocer el tema será dificil poder preparar la respuesta. Por otro lado las dudas que genera el desconocimiento pueden convertirse en un agente desencadenante de ansiedad. Una vez tomado el recado se dice a los padres que se les llamará lo antes posible.
La planificación de la actividad debe ser diaria y semanal y en dos niveles:
- Lista de tareas que debería comprender una lista A con las tres más importantes y una lista B de la que se irían rescatando tareas secundarias.
- Agenda - horario, que además de las actividades debe incluir uno o dos colchones de tiempos muertos para los imprevistos que son uno de los factores de tensión.
Para acometer las tareas se recomienda utilizar intervalos de tiempo prefijados de unos 25 minutos (ver técnica del Pomodoro) con descansos de 5 minutos si es que se puede disponer de más de un intervalo de trabajo seguido. (Puedes usar focusbooster)
El sistema de planificación NO DEBE SER RÍGIDO y necesita de un soporte flexible y que sea:
- Ágil, es decir, rápido y cómodo.
- Móvil: debe estar siempre contigo.
- Estructurado: el soporte te debe permitir incluir la información de manera ordenada y sencilla de manera que facilite encontrar lo anotado.
Por lo tanto, este sistema de planificación puede ser desde un papel y bolígrafo que se lleva en los bolsillos hasta un smartphone o un tablet que disponga de conexión a internet. En el caso de usar dispositivos digitales hay muchos programas que pueden ser de gran utilidad. Por recomendar algunos:
- Para listas de tareas: EVERNOTE. Es una aplicación residente en la nube y en los ordenadores con función de sincronización. Es un sistema de notas que almacena no sólo listas de tareas sino también notas de voz, fotografías, URLs y cualquier anotación mediante un sistema de carpetas y etiquetas muy eficiente.
- Para la agenda uno de los mejores sistemas es el calendario de Google que se sincroniza con muchos dispositivos digitales incluidos iPods siempre y cuando se disponga de una conexión a internet ya sea por wifi o 3G.
Para planificar es imprescindible LA CONSTANCIA, y no debería surgir de un propósito de principio de año o de trimestre. De hecho hay que incluir en nuestros tiempos un hueco para la planificación del día o de la semana siguiente. Un rato antes de salir del trabajo o en un momento del sábado o domingo al concluir la semana pueden ser idóneos.
Recuerda:
LA PRODUCTIVIDAD ES EL SENTIDO COMÚN DEL HÁBITO.
Gracias a la planificación uno puede dejar de pensar en el instante siguiente y su trabajo será fluído porque está centrado y concentrado en el presente. Estos sistemas lejos de convertir a la persona en una "máquina" lo que le ayuda es a es tener más tranquilidad para poder relacionarse de una manera más amigable con sus compañeros, subordinados y jefes.
En proxímas entradas se abordará el tema de cómo enfocar una jornada en la que los imprevistos y el exceso de trabajo parece bloquearnos.
